Département administrative et financier

LE DEPARTEMENT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Responsabilites

Ce Département constitue l’organe de gestion de la Caritas Kigali. Il s’occupe de la planification, l’organisation, la coordination et le contrôle de toutes les activités de la Caritas Kigali. C’est dans ce Département que s’organise le recrutement du personnel selon les la Loi régissant le travail au Rwanda et les normes définies par les Manuel des procédures administratives et financières de l’Archidiocèse de Kigali et celui de la Caritas Kigali.

Le Directeur de la Caritas Kigali qui préside ce département, avec un pouvoir délégué, répond juridiquement   devant les instances publiques et les différents partenaires. De ce fait, lui et son équipe suivent et résolvent les problèmes qui peuvent surgir au sein de l’institution et en trouver des solutions appropriées.

Le Département administratif et financier s’engage dans la recherche des fonds pour faire marcher toutes les activités de la Caritas Kigali. De ce fait, elle doit être en étroite et continuelle collaboration avec les partenaires existants et même en chercher des nouveaux.

La planification, l’organisation, la direction et le contrôle des activités de la Caritas Kigali est fait par ce Département. Celui-ci organise les ateliers de planification tant stratégique et opérationnelles. Il ménage ses efforts dans le but d’organiser toutes les activités de l’institution a tous les niveaux (du Diocèse au CEB) ; la direction est assurée avec la collaboration des chefs d’autres département et les responsables des services et projet. Le comité composé par ces derniers se réunit chaque lundi dans le but de faire le contrôle, le suivi, la supervision et la coordination en équipée qui renforce l’esprit d’équipe au sein de la direction de la Caritas Kigali.

Les documents guides/documents administrative

Pour bien gérer les affaires de l’Institution et rendre plus performant les organes de la Caritas Kigali, l’utilisation des documents guides ou des documents administratifs  suivants jouent un grand rôle:

  1. Le plan stratégique 2015-2019
  2. Le Manuel de Procédures Administratives, Comptables et Financières de la Caritas et de la Commission Justice et Paix dans l’Archidiocèse de Kigali (Vu et Révisé en 2017).
  3. Définition des Postes du Personnel de la Caritas et de la Commission Justice et dans l’Archidiocèse de Kigali (Vu et Révisé en Octobre 2013).
  4. Règlement d’Ordre Intérieur pour la Caritas et la Commission Justice et Paix dans l’Archidiocèse de Kigali (Vu et Révisé en Octobre 2013).
  5. Le règlement du Personnel de la Caritas et Commission Justice et Paix dans l’Archidiocèse de Kigali
  6. Les différents rapports d’Audit Année par Année de la Caritas Kigali, mais aussi des Projets. (Le dernier Audit de la Caritas Kigali est de 2016).
  7. Les différentes politiques de la Caritas Kigali à savoir :
    1. Politique d’enregistrement des transactions
    2. Procédure de gestion de la caisse
    3. Police anti-fraude
    4. Procédure de partage des coûts communs
    5. Politique de genre
    6. Politique de volontariat au sein de la Caritas Kigali
    7. Politique de voyage (Mission de travail)
    8. Politique de protection de l’environnemental
    9. Politique de protection de l’enfant

Les activités principales du Département administratif et financier

Gestion des partenaires de la Caritas Kigali

C’est ce Département qui gère les relations avec les partenaires. Pour bien le faire, le Directeur et le chef comptable collaborent avec les chefs des Départements et responsables des projets et services et forment l’Equipe de gestionnaires cadres de la Caritas Kigali (Senior Management Team). La Directeur de la Caritas signe les contrats avec les  Partenaires dans tous les domaines au nom de Monseigneur L’Archevêque de Kigali. Cependant certains partenaires peuvent exiger la signature de l’Archevêque lui-même. Dans ce cas, la direction prépare le dossier et le présente à Monseigneur Archevêque pour signature.

 

La situation de la Caritas Kigali et ses partenaires

N Partenaire Département ou Projet appuyé Observations Actuellement
1 Caritas de Belgique Direction La Caritas de Belgique a  appuyé pour la construction de la Maison Caritas près de chez Kanimba en 2003 et depuis lors elle ne donnait que 10.000 Euro/an pour appuyer  le fonctionnement de la Caritas. Mais depuis 2012 elle a coupé cet appui après avoir accordé 40.000 Euro pour l’Immeuble Caritas /SSVP qui est en cours de construction.

Elle a aussi appuyé quelques petits projets en rapport avec l’agriculture, mais apparemment elle semble ne plus appuyer.

Caritas de Belgique a financee les grand Projets comme PASAB et PASADN exécutés en collaboration avec la Caritas Rwanda (2003-2013)

La Caritas de Belgique finance un Petit Projet EMMO exécuté sous la coordination de la Caritas Rwanda, dans le District de Gakenke. Ce Projet prendra fin en 2021.
2 Misereor CDFP Butamwa  Misereor a appuyé Butamwa depuis 2007  d’abord pour réhabiliter le centre de Butamwa ; ensuite pour la Formation professionnelle. Cet appui a pris fin en Mai 2014. Partenariat dormant qu’il faut voir comment la réveiller
4 Caritas Suisse Le Centre Abadacogora et Intwali La Caritas Suisse appuie le Projet Abadacogora et Intwali depuis plus de 30 ans. Nous sommes en train d’exécuter la dernière phase qui se termine avec l’année 2019.La Caritas Suisse a déjà donner une lettre de confirmation de son départ. Il y a une phase de sortie de janvier à juin 2020. Caritas suisse fut un bon partenaire fidèle, il pourrait refinancer le Centre si la crise économique se relève.
5. Caritas Messina CDFD Butamwa Caritas Messina a appuyé dans les années passées les activités d’agriculture et élevage dans le CDFP Butamwa. Le dernier appui date des années 2010 pour l’installation du Green House. Même si actuellement Caritas Messina ne donne comme appui, elle reste quand même un partenaire  à ne pas abandonner.
6. Caritas Naples OSC Caritas Naples a longtemps appuyé le Département des OSC pour 800 enfants pauvres de quelques paroisses de l’Archidiocèse pour la scolarisation. Malheureusement cette Caritas nous a déjà signalé l’arrêt de son appui. Il faudrait voir comment relancer le partenariat
9. Pozzo di Giacobbe/FANO Projet Jumelage FANO Dans le passé, cette association de Fano  appuyait un projet de HIV pour 300 enfants affectés et infectés par le VIH depuis 6 ans. Ce projet a pris fin en Juin 2014.L’Association a aussi donné un appui sporadique pour le fonctionnement du Département  Santé.

Cette association, continue d’appuyer un projet d’adoption à distance. Il s’agit d’une relation qui date de l’après-génocide et concerne en général les enfants pauvres rescapés du Génocide, mais aussi quelques enfants non rescapés du génocide, mais  très vulnérables.

Aujourd’hui, il y a 40enfants appuyés par l’Association à travers ce projet d’adoption à distance.
10 Association Nando Peretti de Rome Département Santé Cette petite Association de Rome appuyait le Département Santé dans l’achat des médicaments pour certains centres de Sante très pauvres.   Ici  la Caritas ne servait que   d’intermédiaire puisque toute l’aide allait  directement aux centres de santé. A voir la possibilité de renouer les contacts.
14 D’autres personnes/Organisation comme Monique Mineur, Fondazione Cristian Larini, OKAPIA Projet Abadacogora et Intwali Ce sont des personnes/Organisations qui donnent de petites aides sporadiques, mais pas de façon systématique.

Monique Mineur aide le Centre Abadacogora jusqu’aujourd’hui.

Fondatione Christiani Larini a appuyé le Centre de santé de Rutonde et ces dernières années a appuyé la Caritas Kigali dans le paiement des Mutuelle de santé à travers toutes les Centre de santé de l’Archidiocèse de Kigali.

OKAPIA aussi appuie quelques petits projets exécuté avec la Caritas Kigali.

OKAPIA est un petit partenaire qui veut toujours travailler avec la Caritas Kigali.

Il faut continuer les contacts pour toujours redynamiser la relation

 Dans certains cas particuliers, seul l’Archevêque de Kigali  a le pouvoir de répondre juridiquement devant ces instances étatiques et les partenaires qui l’exigent.